குட்டிக்கடை என்றாலும் திட்டமிடல்மேலாண்மை தெரிந்திடல் வேண்டும்!

pசழதநஉவ அயயெபநஅநவெ

மீட்டிங் என்பது ஒரு டேட்டிங் போல

• சேவியர்

புராஜக்ட் மேனேஜ்மெண்ட் என்பது ஒரு கலை. எது என்னவே நிறுவனங்களுக்கு மட்டுமே தேவையான விஷயம் அல்ல ! எந்த ஒரு செயலைச் செய்தாலும் அதில் இதைப் புகுத்திப் பார்க்க முடியும்.

புராஜக்ட் மேனேஜ்மெண்டுக்கு ஐந்து நிலைகள் உண்டு.

1. துவக்கம்
2. திட்டமிடல்
3. செயல்படுத்துதல்
4. கவனித்தல், கட்டுப்படுத்துதல்
5. முடித்தல்

எனும் ஐந்து பெரும் நிலைகளில் என்னென்ன செய்யவேண்டும் ? என்னென்ன செய்யக் கூடாது ? அந்தந்த நிலைகளில் ஒரு புராஜக்ட் மேனேஜர் மேற்கொள்ள வேண்டிய பணிகள் என்ன என்பது பற்றியெல்லாம் கற்றுக் கொள்வதே புராஜக்ட் மேஜேன்மெண்ட்

துவக்கம் என்பது ஒரு புராஜக்ட்க்கான பிள்ளையார் சுழி என வைத்துக் கொள்ளலாம். இந்த கட்டத்தில் கேட்க வேண்டிய மிக முக்கியமான கேள்வி, “என்னதான் செய்ய போறோம் ?” என்பது தான். அதைக் குறித்த முழுமையான புரிதல் தான் புராஜக்ட்டின் வெற்றி தோல்வியை நிர்ணயிக்கும். எனவே என்ன செய்யப் போகிறோம், நம்மிடமிருந்து என்னென்ன எதிர்பாக்கிறார்கள், உத்தேசமாக எவ்வளவு செலவாகும் ? முக்கியமான சில நபர்களாக யாரை பயன்படுத்தலாம் போன்ற ஆரம்ப கட்ட கேள்விகள் மிக முக்கியம்

திட்டமிடல் என்பது ஒரு புராஜக்டின் முதுகெலும்பு போல. இதற்கு முந்தைய கட்டத்தில் என்ன செய்யப் போகிறோம் என்பதைக் குறித்த ஒரு சுருக்கமான பதில் கிடைத்திருக்கும். அதை ஸ்கோப் (Scope )என்றழைக்கலாம். இந்த திட்டமிடல் கட்டத்தில் தான் அந்த சின்ன ஒரு வரிக் கதை படிப்படியாக திரைக்கதையாக மாறும். எந்த காலகட்டத்தில் எந்த பணியைச் செய்ய வேண்டும் ? எத்தனை ஆட்கள் தேவை ? அவர்களை எப்படி எங்கிருந்து பெறுவது ? தரத்துக்கான திட்டம் என்ன ? ரிஸ்க்க்கான திட்டம் என்ன ? கம்யூனிகேஷன் திட்டம் என்ன போன்ற அத்தனை திட்டமிடல்களும் இங்கே தான் எடுக்கப்படுகின்றன.

உருவாக்குதல் தான் ‘எக்சிக்யூஷன்‘. இதற்கு முந்தைய நிலையில் எதையெல்லாம் திட்டமிட்டோமோ அதையெல்லாம் செயல்படுத்துகின்ற இடம் இது. ஒரு மென்பொருள் தயாரிக்க திட்டமிட்டிருந்தால் அதற்கான மென்பொருளை எழுதும் கட்டம் இது தான். ஒரு பாலம் கட்ட திட்டமிட்டிருந்தால் அந்தக் கட்டுமானம் உண்மையில் நடைபெறுவது இந்தக் கட்டத்தில் தான். மிக முக்கியமான கட்டம் இது. இந்த கட்டத்தின் வெற்றி தோல்வியை நிர்ணயிப்பதில் நாம் உருவாக்கிய திட்டத்துக்கு மிக முக்கிய பங்கு உண்டு.

கண்காணித்தல் என்பது நடக்கின்ற செயல்களைக் கண்காணிக்கும் கட்டம். இந்த கண்காணித்தல் என்பது தனியே நடக்காது, பிற செயல்களோடு இணைந்து பயணிக்கும். எல்லா நிலைகளிலும் இதன் பங்களிப்பு இருக்கும். குறிப்பாக உருவாக்குதல் கட்டத்தோடு பின்னிப் பிணைந்து தான் கண்காணித்தல் இருக்கும். நாம போட்ட திட்டத்தின் அடிப்படையில் செயல்கள் நடக்கின்றனவா ? குறிப்பிட்ட இலக்கை நோக்கி வேலை பயணிக்கிறதா ? செலவு கட்டுக்குள் இருக்கிறதா ? தேவையான தரம் இருக்கிறதா ? என அத்தனை விஷயங்களையும் இந்த கண்காணிப்பு தான் நடத்தும்.

முடித்தல் என்பது கடைசிக் கட்டம். எல்லாம் நிறைவேறிற்று என்பதை சோதித்து முடித்து வைக்கும் இடம். இதில் சில டாக்குமென்டேஷன் வேலைகள், அங்கீகாரங்கள், கற்றுக் கொண்ட பாடங்களைப் பதிவுசெய்தல் போன்றவையெல்லாம் நடக்கும். அந்த புராஜக்ட் மேனேஜ்மெண்ட் பகுதியில் வருகின்ற ‘மீட்டிங்’ விஷயத்தைக் கொஞ்சம் விரிவாய் அலசலாமா ?

மீட்டிங் என்பது டேட்டிங் போலவா ? என்னய்யா மொட்டைக்கும், முழங்காலுக்கும் முடிச்சு போடறீங்க என உங்கள் மனதில் ஒரு குரல் ஒலித்தால், அது ஒலிக்கட்டும். அது எவ்வளவு உண்மை என்பதை கொஞ்சம் நிதானமாக ஆராய்ந்து பார்த்தால் கண்டு கொள்வீர்கள்.

ஒரு டேட்டிங் போக வேண்டுமெனில் எவ்வளவு தயாராவீர்கள் ? எவ்வளவு தூரம் அதைப்பற்றிச் சிந்திப்பீர்கள் ? எவ்வளவு தூரம் அந்த பொழுதை பயனுள்ளதாக்க வேண்டுமென நினைப்பீர்கள் ? எப்படி கரெக்டாக அந்த நேரத்தில் சென்று சந்திப்பீர்கள், ஒவ்வொரு கணத்தையும் எப்படிச் செலவிட வேண்டும் என்பதை மனதுக்குள்ளேயே ஓட்டிப் பார்ப்பீர்கள், அந்த டேட்டிங் சக்சஸ் ஆக வேண்டும் என நினைப்பீர்கள்.. இப்படி சொல்லிக் கொண்டே போகலாம், இல்லையா ?

அதே நேரம் மீட்டிங் என்றால் எப்படி இருக்கிறது நமது மனநிலை. மீட்டிங் துவங்கும் போது மீட்டிங் ரூம் காற்று வாங்கிக் கொண்டு காத்துக் கிடக்கும். குறைந்த பட்சம் பத்து பதினைந்து நிமிடங்களாவது தாமதமாகத் தான் மீட்டிங் துவங்கும். வந்த பின்பும், “எதுக்குப்பா இந்த மீட்டிங் ?” என்பதில் பாதி பேருக்கு குழப்பம் இருக்கும். சில வேளைகளில் மீட்டிங் அழைப்பு விடுத்தவருக்கே ஒரு தெளிவு இருக்காது. மீட்டிங் முடிந்த பின்பு, இது ஒரு வேஸ்ட் மீட்டிங் என்றோ, இந்த டைம்ல வேற ஏதாச்சும் செய்திருக்கலாம் என்றோ, மீட்டிங்கோட நோக்கம் முழுசா நிறைவேறலை என்றோ புலம்புவது வெகு சகஜம். ஒரு மீட்டிங் சரியாக நடத்தப்படவில்லையேல் அதன் முதல் பழி ஏற்க வேண்டியவர் புராஜக்ட் மேனேஜர் என்பதில் சந்தேகமே இல்லை. ஒரு மீட்டிங்கை நடத்துவதொன்றும் கத்தரிக்கா வாங்குவது போல எளிதான விஷயம் அல்ல. காரணம் ஒவ்வொரு மீட்டிங்கும் பல்வேறு நபர்களின் ஒருங்கிணைப்பில் தான் நடத்தப்பட வேண்டும் என்பதில் உள்ள சிக்கல். அதனால் தான் மீட்டிங் எப்படி நடக்க வேண்டும் என்பதற்கான சிறப்பான வழிமுறைகள் பல இருக்கின்றன.

1. ஒரு மீட்டிங் ஏன் நடக்கிறது ? எதற்காக அந்த மீட்டிங் அழைப்பு விடுக்கப்படுகிறது என்பதில் தெளிவு வேண்டும். அப்போது தான் அந்த சந்திப்புக்கு யாரையெல்லாம் அழைக்க வேண்டும் என்பது தெரியவரும். மீட்டிங் துவங்கும் முன்பே அந்த மீட்டிங்கிற்கு வரவேண்டியவர்கள் எல்லோரும் வந்தார்களா என்பதையும் கவனித்து வருகைப் பதிவு செய்ய வேண்டும்.
2. யாரெல்லாம் மீட்டிங்கில் வரவேண்டும் என்பதை மிகக் கவனமாக யோசிக்க வேண்டும். எந்த விஷயத்தைப் பற்றி அந்த சந்திப்பு நடக்கிறதோ அந்த விஷயம் தான் கலந்து கொள்ள வேண்டிய நபர்களை முடிவு செய்யும். முக்கியமான மூன்று வகையான நபர்கள் அழைக்கப்பட வேண்டும். ஒன்று, யாரிடமெல்லாம் அந்த தகவல் இருக்கிறதோ அந்த ஆட்கள். இரண்டு, யாருக்கெல்லாம் அந்த செய்தி சென்று சேரவேண்டுமோ அவர்கள். மூன்றாவது, யாரெல்லாம் இந்த விஷயத்தில் முடிவெடுக்கும் நிலையில் இருக்கிறாரோ அவர்கள். அவர்களுக்கெல்லாம் அழைப்பு விடுப்பதும், அவர்கள் மீட்டிங்கில் கலந்து கொள்வதை உறுதி செய்வதும் புராஜக்ட் மேனேஜரின் கடமையாகும்.
3. மீட்டிங் அழைப்பு விடுக்கும் போது சரியான கால அளவு கொடுப்பது மிக மிக முக்கியமான விஷயம். அதுவும் முக்கியமான நபர்கள் வரவேண்டியிருந்தாலும், நிறைய பேர் பங்கு பெற வேண்டியிருந்தாலும் போதுமான கால அவகாசம் கொடுக்க வேண்டும். அவசர நிலை தவிர வேறு எந்த விஷயத்துக்காகவும், திடீர் திடீரென மீட்டிங்கிற்கு அழைப்பு விடுக்கக் கூடாது. குறிப்பாக திட்டமிட்டு நடத்தப்படுகின்ற சந்திப்புக்களுக்கு எல்லோருக்கும் வசதியான ஒரு நேரத்தை பதிவு செய்ய வேண்டியது அவசியம்.
4. ஒருவேளை மீட்டிங்கில் கலந்து கொள்ள வேண்டிய நபர் பல நாடுகளிலும் இருந்தால், டைம் சோன் அதாவது அந்தந்த நாட்டின் நேரத்தையும் கணக்கில் கொள்ள வேண்டும். பணியாளர்களுடைய தனிப்பட்ட குடும்ப நேரத்தைப் பாதிக்காத வகையில் அந்த மீட்டிங் நேரம் அமைய வேண்டும்.
5. அழைக்கப்பட்ட நபர்களுக்கு அந்த சந்திப்பின் காரணத்தையும், அந்த நபரிடமிருந்து என்ன எதிர்பார்க்கிறோம் என்பதையும் முன்கூட்டியே தெளிவாகச் சொல்லிவிட வேண்டும். அப்போது தான் மக்கள் தயாராய் வருவார்கள். குறைந்த பட்ச தயாரிப்பாவது இருப்பது எந்த ஒரு சந்திப்பையும் வெற்றிகரமாய் முடிக்க உதவும்.
6. நிகழ்ச்சி நிரல் உருவாக்கப் பட வேண்டியது மிக முக்கியம். என்னென்ன விஷயங்கள் அலசப்படப் போகின்றன. யாரெல்லாம் எந்தெந்த விஷயங்கள் பேசப் போகிறோம். என்னென்ன முடிவுகள் எடுக்கப்பட வேண்டும் போன்றவையெல்லாம் நிகழ்ச்சி நிரலில் இருப்பது நல்லது. சரியான அஜென்டா இருந்தால் மீட்டிங் சரியான நேரத்தில் முடியவும் செய்யும், சரியான பாதையில் பயணிக்கவும் செய்யும்.

7.அஜென்டாவை புராஜக்ட் மேனேஜர் உருவாக்கியபின் அந்த மீட்டிங் அஜென்டாவில் எதையேனும் சேர்க்க வேண்டுமா என முக்கியமான நபர்களிடம் ஆலோசிக்க வேண்டியது அவரது கடமையாகும். மீட்டிங் துவங்கிய பின், “அதையும் பேசுவோமே, இதையும் பேசுவோமே, இதை மிஸ் பண்ணிட்டோமே” என புதிய ரூட் மாறாமல் இருப்பது ரொம்ப நல்லது.

8. முக்கியமான விஷயங்களில் ஒன்று, மீட்டிங் சரியான நேரத்தில் துவங்குவது. அதை விட முக்கியமான விஷயம் சரியான நேரத்தில் முடிவது. சாதாரண மீட்டிங் ஒரு அரை மணி நேரத்தில் முடிவது நல்லது. முக்கியமான மீட்டிங் எனில் ஒரு மணி நேரம் ! அதைத் தாண்டிய மீட்டிங் எல்லாம் தனது நோக்கத்தை நிறைவு செய்வதில்லை. அதனால் தான் இன்றைய தொழில்நுட்பம் “ஸ்டேன்ட் அப் மீட்டிங்” எனும் ஒரு சிந்தனையை அமுல்படுத்தியிருக்கிறது. இதன் படி, மீட்டிங் ஒரு பத்து அல்லது பதினைந்து நிமிடங்கள் தான் நடக்கும். யாரும் அமர முடியாது, நின்று கொண்டே தான் நடத்த வேண்டும். தினசரி ஸ்டேட்டஸ் அப்டேட்களுக்கு இந்த வகை மீட்டிங் ரொம்பவே கைகொடுக்கிறது.
9. மீட்டிங் சரியான நேரத்தில் ஆரம்பிக்க வேண்டியது மிக முக்கியம். “ஒருத்தரு வந்துட்டிருக்காரு.. கொஞ்சம் வெயிட் பண்ணுங்க” , “ஒருத்தரு பஜ்ஜி சாப்பிட்டிருக்காரு.. ரெண்டு நிமிஷம்” என்றெல்லாம் வருகின்ற சாக்குப் போக்குகளை ஒதுக்கித் தள்ளி விட்டு மீட்டிங்கை ஆரம்பிக்க வேண்டியது புராஜக்ட் மேனேஜரின் கடமைகளில் ஒன்று.
10. மினிட்ஸ் ஆஃப் த மீட்டிங் எனப்படும், மீட்டிங்கில் நடக்கும் விஷயங்களை குறித்து வைக்க வேண்டியதும் புராஜக்ட் மேனேஜரின் முக்கியமான கடமை. அந்த பணிக்காக அவர் இன்னொரு நபரையும் நியமிக்கலாம். ஆனால் அது மிக முக்கியமான ஒரு அம்சம் என்பதை மட்டும் மறந்து விடக் கூடாது. அதில் முக்கியமாக என்னென்ன முடிவுகள் எடுக்கப்படுகின்றன போன்றவை தவற விடாமல் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும். அதை மீட்டிங் முடிந்தபின் அழைக்கப்பட்ட அனைவருக்கும் அனுப்பவும் வேண்டும். மீட்டிங் நடந்த 24 மணி நேரத்துக்குள் அது அனுப்பப்பட வேண்டும் என்பது அடிப்படை விதி.

இந்த பத்து விஷயங்களையும் மனதில் கொண்டால் ஒரு மீட்டிங் வெற்றிகரமாக அமையும். அதன்பின் அந்த மீட்டிங்கில் நடந்த விஷயங்களைப் பற்றி எல்லோருக்கும் அறிவிப்பதும், அதில் எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள் சரியாக செயல்படுத்தப்படுகிறதா என்பதைக் கவனிப்பதும் புராஜக்ட் மேனேஜரின் வேலை. வழக்கமாக செய்ய வேண்டிய திட்டமிடப்பட்ட மீட்டிங் களுக்கு ஒரு குறிப்பிட்ட நேரத்தை ஒதுக்குவது அதிக பயனளிக்கும். “டெய்லி காலைல 11 மணிக்கு மீட்டிங்” என்றோ, “செவ்வாய்க்கிழமை நம்ம மீட்டிங் இருக்கு” என்றோ ஊழியர்களுடைய மனதில் அது பதிந்து விடும். இதன் மூலம் மீட்டிங்கை மிஸ் பண்ணாமல் எல்லோரும் கலந்து கொள்ள வழிவகை செய்யும்.

எல்லா மீட்டிங் களும் திட்டமிட்டு நடத்தப்பட முடியாது. சில மீட்டிங்களை திடீர் திடீரென தான் நடத்த வேண்டியிருக்கும். புராஜக்ட்ல ஒரு பிரச்சினை உடனே அதை சரி செய்யணும் எனும் எமர்ஜென்சி வரும்போது திடீர் மீட்டிங்கள் அழைக்கப்பட வேண்டும். ஆனால், அந்த சூழலில் கூட கூடுமானவரை அந்த மீட்டிங்கை கட்டுக்கோப்பாய் நடத்திக் கொண்டு போக வேண்டியது புராஜக்ட் மேனேஜரின் பணியாகும்.

முதலிலேயே சொன்னது போல, மீட்டிங் என்பது ஒரு டேட்டிங் போல முக்கியமானதாகக் கருதி அனைத்தையும் திட்டமிட வேண்டும். திட்டமிட்டபடி மீட்டிங்கை நடத்தவேண்டும். அந்த மீட்டிங்கில் எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள் செயல்படுத்தப்படும் வரை தொடர்ந்து அவதானிக்கவேண்டும்.